Mehrere Termine auf einmal via CSV Import erstellen

Termine werden oft über einen längeren Zeitraum geplant und in Office-Programmen (wie zum Beispiel Microsoft Excel) tabellarisch erfasst. Um anschließend nicht jeden Termin wieder einzeln in Konzertmeister eingeben und anlegen zu müssen, können bereits erfasste Termindaten im CSV Format für die Terminanlage übernommen werden.

• Voraussetzungen und Hinweise für den Terminimport
• Daten für den Terminimport
• Ablauf des Terminimports

Voraussetzungen und Hinweise für den Terminimport

Bitte beachte folgende Voraussetzungen und Hinweise für den Import von Terminen aus einer CSV-Datei:

• Die Feuerwehr muss über ein PRO Abo verfügen.

• Die Feuerwehr muss über Terminvorlagen verfügen.

  Der Import von Terminen ist nur über die Schnellerstellung mit Terminvorlage möglich. Dies setzt voraus, dass für die Feuerwehr bereits Terminvorlagen erstellt wurden. Um eine neue Terminvorlage zu erstellen, gehe in die Feuerwehrdetails in den Bereich Terminvorlagen. Über den + Button kann anschließend eine neue Terminvorlage erstellt werden.

• Die Termindaten müssen in einer CSV-Datei vorliegen.

  Für den Terminimport müssen die Daten im CSV Format vorliegen. Die meisten gängigen Programme zur Tabellenkalkulation (zum Beispiel Microsoft Excel) unterstützen die Speicherung oder den Export einer Tabelle als CSV-Datei.

• Es können maximal 30 Termine auf einmal importiert werden.

• Alle importierten Termine werden unveröffentlicht erstellt.

  Um die Mitglieder nicht mit einer großen Anzahl von neuen Terminen zu überfordern, werden importierte Termine unveröffentlicht erstellt. Im Zuge der Terminerstellung muss angegeben werden, wie viele Tage vor Terminbeginn die Termine veröffentlicht werden sollen. Die Termine können im Anschluss natürlich auch jederzeit manuell veröffentlicht werden.

Daten für den Terminimport

Für den Import von Terminen werden folgende Daten unterstützt:

• Name des Termins *
• Datum *
• Beginn *
• Ende *
• Terminart
• Information
• Information für Leiter
• Externer Terminlink
• Kategorien

Mit * markierte Daten sind zwingend erforderlich.

Die Reihenfolge der Spalten im CSV spielt keine Rolle. Die Zuordnung der Spalten zu den Eigenschaften des Termins erfolgt manuell während des Importprozesses. Spaltenüberschriften im CSV, die genau den Bezeichnungen im Termin entsprechen (siehe obige Liste), werden automatisch zugeordnet.

Sind keine Terminart oder Kategorien vorhanden, werden diese Daten aus der Terminvorlage übernommen.

Bei der Terminart sind nur folgende Werte erlaubt:

• Übung
• Ausrückung
• Sonstiges
• Übungsanfrage
• Ausrückungsanfrage
• Information

Das Datum des Termins muss in einem der folgenden Formate angegeben werden:

• DD.MM.YYYY
• DD.MM.YY
• DD/MM/YYYY
• DD/MM/YY
• YYYY-MM-DD

Die Uhrzeiten (Beginn und Ende) des Termins müssen in folgendem Format angegeben werden:

• HH:mm

Ungültige Werte werden ignoriert oder verhindern die Übernahme der Termindaten für den Import.

Folgend siehst du ein Beispiel für gültige Importdaten:

Ablauf des Terminimports

Folgend der Ablauf für die Erstellung mehrerer Termine via CSV-Import:

1. Wähle im Hauptmenü links den Punkt Termin erstellen.

2. Klicke in der Ansicht zur Terminerstellung auf Schnellerstellung mit Terminvorlage oder wähle direkt eine Terminvorlage aus.

3. Nun bist du in der Termin Schnellerstellung. Wähle eine Terminvorlage, falls noch keine gewählt ist.

4. Klicke auf Daten für Termine importieren.

   

   Termin Schnellerstellung

5. Es öffnet sich ein Dialog für den Import der CSV-Datei. Ziehe die Datei direkt in den Dialog oder klicke auf Datei wählen.

   

   Daten für Termine importieren

6. Ordne den Eigenschaften des Termins die jeweilige Spalte aus dem CSV zu und klicke anschließend auf Übernehmen.

   

   Spalten zuordnen

7. Die Importdaten für die Termine werden nun in einer Tabelle dargestellt. Oberhalb der Tabelle werden der Status des Imports und potenzielle Probleme in den Daten beschrieben. In jeder Tabellenzeile ist ganz links der Status für die jeweiligen Termindaten ersichtlich. Zellen mit fehlerhaften Werten sind farblich hinterlegt. Für detaillierte Infos kann auf das Status-Icon geklickt werden.

   Die Daten können folgenden Status haben:

   • Gültig (grüner Haken)
     Die Importdaten sind in Ordnung und können komplett übernommen werden.

   • Teilweise fehlerhaft (gelbes Warndreieck)
     Die Importdaten können übernommen werden, enthalten aber ungültige Werte, die bei der Terminerstellung ignoriert oder durch Werte aus der Terminvorlage ersetzt werden.

   • Ungültig (rotes Verbotszeichen)
     Die Importdaten können nicht übernommen werden, da sie ungültige Werte beinhalten, erforderliche Werte fehlen oder die maximale Anzahl an Terminen überschritten wurde.

   

   Importdaten für Termine

8. Falls erforderlich, können einzelne Termine aus der Tabelle entfernt werden.

9. Wähle in den Termin-Einstellungen, wie viele Tage vor Terminbeginn die Termine veröffentlicht werden sollen.

10. Klicke auf Termine erstellen, um für die importierten Daten Termine zu erstellen. Die Termine werden im Hintergrund erstellt und sollten für gewöhnlich innerhalb kurzer Zeit verfügbar sein. Es werden nur Termindaten übernommen, die gültig oder teilweise fehlerhaft sind.